Baneleie

Leverandør: Planyo

Kostnad: Avhenig av antall baner/ressurser. Se websider til leverandør

Teknologi: Web

Ansvar: Se hvem i HIL Tennis som har ansvar for baneleie

Beskrivelse: Planyo er et web-basert system som muliggjør online baneleie. Om du trenger hjelp se i online hjelp for systemet. Her kan du søke etter hva du lurer på. Det er også mulig å kontakte support via support.planyo.com bruk post@hamar-tennis.no som brukernavn.

Integrasjoner

  • Sendgrid - E-post fra Planyo
  • Stripe - Transaksjoner (betalinger)
  • Zapier - Klippekort, abonnement på baneleie som kjøpes på hjemmesiden via
  • Hjemmesiden - Visning og bestilling av baneleie
  • Sensio kontroller - Automatisk styring av lys i Ankerskogen
  • Google Calender - To-veis synkronisering av banekalendere og ressurser

Refundering ved kansellering av baneleie

Ved kansellering av baneleie og det har blitt betalt med kredittkort må refundering gjøres manuelt i Planyo. Om det har blitt betalt med å bruke klippekort er det ikke nødvendig å refundere siden klippene blir automatisk ført tilbake ved kansellering.

Når dette skjer sendes det automatisk en e-post til post@hamar-tennis.no hvor det står "Reservasjon betalt med Stripe har blitt kansellert og refundering må gjøres i Planyo".

Eksempel på en slik e-post:

Reservasjon betalt med Stripe har blitt kansellert og refundering må gjøres i Planyo
Reservation ID 5663141
Resource: Inne 3 
Date: 29.03.2019 
Start time: 10:00 
End time: 11:00
Payment method and amount: Stripe NOK 183.60
Customer firstname: 
Customer lastname: 
Customer email: 
Stripe TXN: ch_1EIHPYAvAK7zTur2J8t9cSlE 

Hvordan refundere betaling av baneleie som har blitt kansellert og betaling har blitt gjennomført med kredittkort

  1. Gå til https://www.planyo.com/login/login.php
  2. Logg deg inn med post@hamar-tennis.no og velg "Sign in with Google", om du ikke allerede er logget inn må du skrive inn passordet til konto
  3. Velg Reservasjoner og Søk https://www.planyo.com/admin.php?tab=2
  4. Legg inn reservasjonsID i "Søk". I eksempelet over legger du inn 5663141 og trykker "Søk"
  5. I søkeresultater ser du at Status på reserverasjonen er "Kansellert av bruker", trykk på kolonnen "Reservasjons ID" i dette tilfellet R5663141
  6. Bla deg ned til "Betalinger" og velg "Refundering"
  7. Du får opp en boks som gir deg mulighet til å legge inn beløpet som skal refunderes. Som standard står beløpet som ble betalt ved baneleie
  8. Trykk "OK" for å refundere

Her ser du at beløpet har blitt refundert. Refeanse til transaksjonen i Stripe vises også.

En kvittering på at refundering har blitt utført blir automatisk sendt fra Stripe via e-post til kunden. Du ser informasjon og kvittering ved å søke opp Stripe transaksjonsID i Stripe.

Publisere (aktivere) / Avpublisere (deaktivere) baner

Ved start av sommersesongen (utebaner gjøres tilgjengelig for leie) må utebaner publiseres (aktiveres) slik at det er mulig å bestille baneleie. På samme måte må de også avpubliseres så snart sommersesongen er over slik at de ikke er mulig med baneleie på utebaner. I sommersesongen avpubliseres også Inne 1 og 3 slik at det kun er Inne 2 som er tilgjengelig for leie. Grunnen til dette er at det ikke er nødvendig å tilby utleie av 3 innebaner i utesesongen. Ved å avpublisere 2 baner (ressurser) slipper du å betale for de. I Planyo betaler du kun for aktiver baner/ressurser.

Hvordan publisere (aktivere) baner

  1. Logg deg inn i Planyo bruk "Sign in with Google" og logg deg inn med post@hamar-tennis.no
  2. Velg "Innstillinger for enhet" i menyen og "Ressursliste"
  3. Du får opp en liste over alle Enheter (Baner). Baner/enheter som er Avpublisert har valget "Publiser" i kolonnen "Status". For å publisere en bane velger du "Publiser". Banen er nå publisert og vil vises i baneleie på hjemmesiden.

Aktivere synkronisering mellom Planyo og Google Kalender

Det siste du må gjøre er å aktivere synkronisering mot Google Kalender. Dette er spesielt viktig om du publiserer en Innebane siden lysene styres av Google Kalender. Om du ikke gjør dette vil lysstyring ikke lenger fungere som det skal.

  1. Velg "Integrasjoner" i menyen. Deretter velger du "Google Calendar Synchronization".
  2. Bla deg til nederst på siden og velg "Go to the setup script". Velg "click to change the configuration".
  3. Du kommer til en ny side hvor du ser oversikt over "mapping" mellom Planyo enheter (baner) og Kalendere i Google Kalender. Om du har nylig publisert en bane vil du se at det mangler kobling mellom banen og Google Kalenderen.
  4. For å opprette koblingen må du velge i nedtrekksvinduet og velge riktig kalender. Det er opprettet samme navn i både Planyo og Google kalender slik at det skal være enkelt å koble de. Eksempel i "Calendar to use for Ute 1 velger du "Ute 1". I valget "Export setting for Ute 1" velger du "Export confirmed reservations". Dette valget skal være likt for alle enheter/baner.
  5. I valget "Import identifier" skriver du en *. Dette valget er også likt for alle enheter/baner og gjør at du importerer reservasjoner som blir gjort i Google Kalender og ikke i Planyo. Dette gjøres blant annet av ATAS og ved alle kurs og treninger som synkroniseres via Spond.
  6. Når du har gjort nødvendige endringer velger du "Continue" nederst på siden for å bekrefte endringene.

Hvordan avpublisere (deaktivere) baner

  1. Logg deg inn i Planyo bruk "Sign in with Google" og logg deg inn med post@hamar-tennis.no
  2. Velg "Innstillinger for enhet" i menyen og "Ressursliste"
  3. Du får opp en liste over alle Enheter (Baner). Baner/enheter som er Publisert har valget "Avpubliser" i kolonnen "Status". For å avpublisere en bane velger du "Avpubliser". Banen er nå avpublisert og vil ikke lenger vises i baneleie på hjemmesiden.

Pricing Manager (regler for å sette pris på leie av baner)

Pricing Manager brukes for å sette pris på hvor mye det koster å leie baner. Den kan også brukes til å sette regler som f.eks at det ikke er lov å leie baner mer enn 2 timer pr. dag. Dette er satt på alle utebaner for å forhindre at noen leier veldig mange baner som de kanskje ikke vil bruke. Du finner Pricing Manager i menyen under "Site Settings"

I Pricing manager legger du inn "oppstartspris" på en bane. Deretter legger du på regler som sjekkes i rekkefølge. Om det ikke legges inn en pris eller regel vil pricing manager hoppe videre uten å gjøre noe.

  • Linje 1: Her setter du "oppstartsprisen" (Default price) som gjelder for de som ikke har kjøpt abonnement baneleie. Eksempel Ute 4: Det koster kr 200,- å leie når du ikke har abonnement baneleie. Prisene må legges inn pr kvarter så for UTE 4 blir det "50 NOK per quarter-hour". Om du skal endre "oppstartprisen" til f.eks kr 220 må du da dele det på 4 og legge inn ny pris. Prisene settes pr. bane slik at du må legge inn ny pris for alle banene som du ønsker å endre på.
  • Linje 2: Her er det lagt inn "Hour: 0900 - 1600" Denne regelen vil kun gjelde om det bestilles baneleie i tidspunktet mellom 0900 og 1600. Prisen har blitt justert til kr 200,- pr time (50 NOK per quarter hour) og vil kun gjelde for innebaner og de som ikke har abonnement på baneleie. Rabatten for de blir lagt på i regel satt på linje 5 og 6.
  • Linje 3: Her er det lagt inn "Weekday: Friday-Sunday" og vil kun gjelde for innebaner og de som ikke har abonnement på baneleie. Rabatten for de blir lagt på i regel satt på linje 5 og 6.
  • Linje 4: "Coupon holder: Discount valid for given number of days" (Abonnement baneleie). Dette er regelen som gir de som har abonnement på baneleie 25% rabatt på leie av innebaner. Grunnen til dette er at Kupongen (Coupon) som abonnement baneleie har er satt til å gi 25% rabatt på baneleie. Så lenge den blir lagt inn som en regel og det ikke blir satt noen pris vil Pricing manager automatisk regne ut rabatten. I regelen er det også satt opp "2 apply free hours" som betyr at de som har abonnement på baneleie ikke behøver å betale. Dette er en regel som er satt til å gjelde kun på alle utebanene.
  • Linje 5: "Hour: 6:00 - 9:00: "Apply this rule only if all of the following rules were applied 4. Coupon holder: Discount valid for given number of days." Denne regelen brukes til å sette spesialpris i tidsrommet 0600-0900 på innebaner for de som har abonnement baneleie.
  • Linje 6: "Total hours in existing rentals in given period: >= 3 hours during the same 1 days". Denne regelen gjør at om noen forsøker å leie mer enn 2 timer pr. dag på utebaner vil de ikke få lov til dette. En "unavailability message" vil vises: "Maks 2 timer pr. dag!" og de får ikke lov til å bestille baneleie.

Hvordan registrere abonnement baneleie manuelt

Normalt blir abonnement for baneleie registrert automatisk ved at man kjøper et abonnement på hjemmesiden. Om man ønsker å registrere eller oppdatere et abonnement for baneleie for belønning for frivillig verv eller om det har blitt solgt bedriftsabonnement må dette registreres og oppdateres manuelt både på hjemmesiden og i Planyo. Du må logge inn på hjemmesiden og Planyo med bruker post@hamar-tennis.no som har nødvendige rettigheter. Bruk Google pålogging begge steder. Om du skal registrere et nytt abonnement og den som skal ha det ikke er registrert som bruker på hjemmesiden, må de først registrere seg som brukere før du kan oppgradere abonnementet. HIL Tennis skal IKKE registrere brukere, dette må de selv gjøre for å sikre at informasjonen som blir lagt inn er korrekt!!

Rutine for å oppgradere til gjestespillerabonnement

  1. For at vi skal holde oversikt over hvem som har fått gjestespillerabonnement må regnearket som viser salg av abonnementet oppdateres. I kolonnen "kommentar" legger du inn årsak til hvorfor abonnementet ble opprettet. F.eks "styresak" eller "Faktura 123456". Legg også gjerne inn link til sak i Redboot eller faktura som ble sendt slik at det er enkelt å finne.
  2. Gå til "Users" på hjemmesiden for å liste opp alle brukere. Du ser antall "Abonnement baneleie" og "Abonnement baneleie med gjestespiller" i statuslinjen øverst på siden
  3. Søk etter brukeren som skal oppgraderes ved å bruke "Search". Velg "Edit" på brukeren som du ønsker å endre på
  4. Bla deg ned til "Roles". Endre fra "Abonnement baneleie" til "Abonnement baneleie med gjestespiller". Pass på at kun en av de er huket av. En bruker skal ikke ha begge abonnement.
  5. Sjekk at Automatic EOT Time er satt. Dette er dato for når abonnement utløper. Det må matche abonnementet som er opprettet i Planyo. Se i pkt 7 for info om dette.
  6. Logg deg på Planyo og gå til Coupons. Her kan du søke opp brukere og finne alle abonnement og klippekort som de har. Legg inn brukerens e-postadresse og velg "Go". Om brukeren allerede har et abonnement vil du få listet opp dette som "Discount valid for given number of days" under "Other" ser du gyldighetdato.
  7. Om du ønsker å endre på utløpsdato for et abonnement må du gjøre følgende: Velg"Edit". Dato som står i "First date of validity" er første dato som abonnementet er gyldig. Antall dager (Number of days) er som standard satt til 365 dager og rabatt er satt til 25% som er rabatten som gis om de som har et gyldig abonnement leier innebaner. Se "Pricing Manager" på denne siden for mer informasjon om dette. Om du gjør endringer på uløpsdato for et abonnement må du også endre på "Automatic EOT Time" på hjemmesiden. Se pkt. 5 over. Hvis du ikke gjør dette vil automatikken som sender ut e-post når et abonnement er i ferd med å gå ut ikke bli sendt på riktig dato.
  8. For å "merke" at brukeren har et gjestespillerabonnement må du også redigere brukeren og sette dette. Gå til "Users with reservations" som du finner under "Customer list". Her vil du se alle brukere som har reservert en time. Søk opp brukeren ved å søke etter e-postadressen. Velg brukeren i resultatet. Velg "Edit"
  9. Nederst på brukeren har du et valg som heter "Gjestespillerabonnement". Aktiver ved å huke av dette valget. Husk å velge "Update" for å lagre. Du vil komme tilbake til oversikten over brukeren og du ser nå at det står "Yes" ved siden av "Gjestespillerabonnement"

Litt nyttig info om gjestespillerabonnement:

  • Et gjestespillerabonnement er i praksis et vanlig abonnement baneleie. Abonnementet gir den som har det en RETTIGHET til å ta med andre spillere som ikke har abonnement på baneleie. Dette er også grunnen til at de som har dette abonnementet ikke har sitt eget abonnement i Planyo, men bruker det samme abonnementet (Coupon) som alle andre som har abonnement baneleie
  • Når de som har kjøpt gjestespillerabonnement leier en bane vil dette vises som [A][G] i banekalendere som gjelder for Hamar Park. [A]=Abonnement baneleie. [G]=Gjestespillerabonnement. Dette hentes fra Planyo og vises kun om haken "Gjestespillerabonnement" er aktivert i pkt 9 over. Denne haken vil automatisk fjernes når abonnementet på baneleie utløper. Det er derfor viktig at "Automatic EOT Time" for en bruker matcher utløpsdato på abonnementet/Coupon i Planyo. Dette blir satt automatisk når noen kjøper abonnement via hjemmesiden. Ved manuell oppdatering må dette sjekkes for å sørge for at det er riktig.
  • Status for abonnement baneleie vises under "Min Baneleie" på hjemmesiden.