Planyo - hvordan komme i gang

NB: Alle ord og uttrykk som er forklart på denne siden er på engelsk. Grunnen til dette er for å gjøre det enklere å referere til hjelpedokumentasjonen til Planyo. Du kan bruke Planyo på norsk siden "back-end" har blitt oversatt, men det er enklere om du venner deg til å bruke engelsk.

Hvordan kan min klubb bruke Planyo?

Det er to hovedmåter å bruke Planyo på:

1. IMPORTERE dine medlemmer som brukere og registrere de med custom user property "Medlem". Fordeler: enkelt å komme i gang. "Ligner" mest på hvordan andre systemer fungerer hvor du har en liste med dine medlemmer og hvor du setter dette i systemet. Ulemper: må manuelt vedlikeholde Planyo med medlemsstatus. Siden flest klubber nok vil velge denne metoden finner du veiledning for hvordan du gjør dette under "Enkel veiledning komme i gang med Planyo"
2. IKKE importere dine medlemmer, de kjøper "kuponger" (abonnement/medlemskap) som har en gyldighet på x antall dager. Fordeler: du trenger ikke å importere dine medlemmer, de kjøper kuponger som gir de "medlemspris" eller gratis baneleie. Kan med litt jobb gjøres til et helautomatisert system hvor abonnement på baneleie fornyes automatisk når det går ut på dato. Ulemper: krever mye mer jobb å sette opp siden det i det fleste tilfeller krever at du tar i bruk andre systemer for å få dette til å bli en god løsning

Enkel veiledning komme i gang med Planyo

Ved å følge denne veiledningen vil du opprette ressurser (baner), importere dine medlemmer og sette egne priser for dine medlemmer. Alle andre som ikke er registert som medlemmer vil få standardpriser.

Opprett en "Resource" for en bane

Start med å opprette "resource" for dine baner. De fleste bruker dette til å legge inn baner, men du kan også legge det inn for å leie ut ballmaskin, trener, klubbhus osv. En Resource styrer ikke pris på leie, du kan derfor ikke lage en ressurs som er for medlemmer og en som er ikke-medlemmer. De skal jo begge kunne leie samme ressurs og det vil ikke fungerer særlig bra.

Registrere medlemmer i Planyo

Før du kan registrere dine medlemmer må du lage nye felter i brukertabellen.

1. Rediger en eksisterende bruker (hvilken som helst)
2. Velg "custom user properties".
3. Legg inn "Medlem" i Name
4. Velg "Checkbox (Yes/No" i Type. Default value lar du være blankt. Om du setter til "Yes" vil alle som leier bane bli medlemmer!

Du kan også legge inn medlemstype. I eksempelet under har det blitt lagt inn som en "Drop-down" som gjør at når du redigerer en bruker kan du velge dette fra ferdige felter. På den måten er du sikker på at det ikke legges inn "ugyldige" verdier. Alle Custom user properties kan brukes for å sette egne priser. Du kan f.eks ha en Custom user properties som heter "Grønt kort" som gir egne priser for de som kjøper dette.

Alle NYE eller OPPDATERTE brukere vil automatisk få den nye verdien. Etter å ha lagt inn dette feltet vil det vises på den brukeren som du la inn dette feltet på. Det vil IKKE vises på andre brukere før du enten har importert brukere på nytt og lagt inn dette feltet med en verdi eller oppdatert en eksisterende bruker. Tips: Etter å ha lagt inn nye felter på brukere kan du oppdatere en eksisterende bruker for deretter å eksportere alle brukerne dine. I fila som inneholder eksport av brukerne vil du nå finne det nye feltet som du har lagt inn og verdien som må legges inn for at dette skal vises for dine medlemmer. Legg inn den nye verdien i kolonnen som inneholder "Medlem" (dette gjør du enklest i Excel). Importer på nytt og du vil se at alle medlemmer blir oppdatert med nye verdier. NB: husk å endre skilletegn i fila fra ; til , før du importerer. Eksempel på fil hvor "Medlem" og "Medlemstype" har blitt lagt inn. "on" er det samme som "Yes" i Checkbox og "Familie" er for Medlemstype.

Eksempel på en bruker U3663999 hvor det har blitt lagt inn "Medlem" som en Checkbox (Yes/No) og "Medlemstype" som Text. Ved å gjøre dette kan du bruke "Medlem" i Price Manager for å sette egne priser for dine medlemmer.

Må jeg importere mine medlemmer for å ta i bruk Planyo?

Nei, men om du allerede har medlemmer som du ønsker at skal få egne priser må de importeres slik at Planyo "vet hvem de er" og så må du også opprette et nytt felt i Planyo "Customer list" som heter "medlem" slik at medlemmene får riktig pris. Prisen for baneleie regnes ut basert på hva du har lagt inn av regler. Se "Hvordan kan jeg sette egne priser for medlemmer?" En annen måte å bruke Planyo på er å IKKE importere medlemmer, men i stedet selge Coupons for å selge "abonnement" på baneleie. Fordelen med dette er at du ikke må justere prisen på medlemskap etter sommeren. Du står også mye friere til å justere priser og typer. Du kan f.eks ha et månedsabonnement. Fordelen med å bruke Coupons i Planyo er at det kan gjøres 100% automatisert. Når abonnementet går ut på dato kan det fornyes automatisk. Om medlemmet velger å si opp abonnementet vil det fortsette til neste utløpsdato og ikke bli fornyet.

Hvordan legger jeg inn priser?

Pricing Manager brukes for å sette pris på hvor mye det koster å leie baner. Den kan også brukes til å sette regler som f.eks at det ikke er lov å leie baner mer enn 2 timer pr. dag. Dette er satt på alle utebaner for å forhindre at noen leier veldig mange baner som de kanskje ikke vil bruke. Du finner Pricing Manager i menyen under "Site Settings" . Se eksempel på hvordan HIL Tennis har lagt inn våre priser.

Kuponger (Coupons) forklart

Kuponger eller "Coupons" i Planyo brukes til å enten sette pris til medlemmer eller andre som har kjøpt de eller å selge timer (klippekort). Her er en enkel forklaring på forskjellen på de forskjellige variantene og hva de kan brukes til:

• amound-based. Best forklart som "gavekort". Lades opp med en sum som fritt kan brukes. Kan f.eks brukes av bedrifter som bruke samme kode for å bruke gavekortet.
• based on number of hours. Gir mulighet til å betale for timer som er kjøpt på forhånd. Vanlig å bruke som klippekort. Bruker får valg mellom å betale med klippekortet eller å betale med bankkort om du har satt opp dette. Om du betaler for en time med klippekort og du avlyser timen finnes det en innstilling som gjør at de ubrukte klippene automatisk blir ført tilbake til klippekortet. Du kan lade opp et klippekort selv om det ikke har gått tomt for antall timer. Ved kjøp av nye timer vil det legges til eksisterende timer automatisk.
• based on number of entries Ganske lik "based on number of hours", men her kan den som har denne kupongen bestiller pr. gang uavhengig av antall timer. Om du benytter deg av denne bør du sette begrensning på maks antall timer man kan leie pr. gang/dag
• valid for X days. Gir "fri" tilgang til å bestille så mye man ønsker for x dager. Vanlig å bruke for f.eks "grønt kort". Bruker for valg om å betale for timen med kupongen eller å betale via bankkort om du har satt opp dette.
• discount valid for X days. Gir tilgang til å bestille time med rabatt i prosent. Om du ikke ønsker å gi prosenter på bestilling, men heller vil sette regler for pris pr. dag eller timer settes % til 0.

HIL Tennis bruker "based on number of hours" som klippekort og "discount valid for X days" som er satt til 0% for abonnement baneleie (medlemmer for andre tennisklubber)

Du kan bestemme om kuponger skal være gyldig mot e-postadressen eller med en kode. Om du velger at den kun skal være gyldig med en e-postadresse vil du kun få valg om å betale med kupongen så lenge det er en gyldig kupong som ikke har gått ut på dato.

Det er to måter å selge kuponger på

1. Lage linker til "kjøp kuponger". Dette oppretter du ved å velge "Integrate with my website" og "Buy Coupon" Link. Følg veiviseren for å generere linker som du kan legge ut på hjemmesiden din
2. Lag en avansert integrasjon hvor du selger kuponger direkte på hjemmesiden slik HIL Tennis har gjort (s2member -> Stripe -> Zapier -> Planyo). Discount valid for X days selges som Abonnement baneleie og "based on number of hours" selges som klippekort.

Se også "how to use coupons / gift certificates with planyo?" og "Pricing manager" for mer informasjon om hvordan du kan sette priser basert på type kuponger

Hvordan kan jeg sette egne priser for medlemmer eller andre typer "Custom user properties"?

Før du kan sett egne priser for medlemmer må du ha laget en "Custom user property" for dine medlemmer. Når du har gjort dette kan du sette priser i "Pricing Manager". Alt som har med utregning av pris gjøres der. Pricing Manager funger på den måten at den starter på "Default price" og sjekker om den treffer på regler som du har definert. I dette eksempelet vil alle de som ikke er medlemmer betale kr 250 pr time, medlemmer betale kr 200 og juniorer betale kr 100 for 1 time på Bane 1 og 2. Merk at dette eksempelet er veldig enkelt. Som regel ønsker du å lage mer avanserte regler hvor du setter egne priser basert på dager og tidspunkt. Se eksempel på Pricing Manager for HIL Tennis for forklaring på hvordan dette kan gjøres.

Lag regel for å sette pris for alle medlemmer og juniorer

1. Velg ny regel
2. Type "Custom property (User)
3. Custom property: medlem
4. Value: Yes

Du har nå laget en regel som gjør at du kan sette egne priser for medlemmer. Om du ønsker å sette egne priser for juniorer må det legges inn som en egen regel. Repeter fremgangsmåten over.

Hvordan tillate brukere å bestille 90-minutters sesjoner?

Dette setter du enkelt opp i Planyo og gjøres for hver enkelt ressurs (bane). Velg Court settings - Time-related settings. I "Rental duration" velger du hvordan du ønsker at brukeren skal kunne velge tid.

• Always same duration - gjør at det alltid er samme lengde og man kan ikke velge forskjellige tider.
• Duration time freely chosen by the client - gjør at man kan selv velge varighet
• Client can choose from predefined values - gjør at du kan bestemme hvilke varighet på leie som er tilgjengelig. Dette er den metoden som er mest brukt for utleie av tennisbaner.

Du bør også sette "starting times" for å forhindre at oppstart gjøres på andre tidspunkt enn hele og halve timer. Dette gjøres i "allowed start quarters" og "restrict starting times" ved å sette starttidspunkt inn med et komma mellom tidspunktene. I dette eksempelet vil det kun være mulig å starte baneleie på hele og halve timer fra kl 0600 til kl 22:00.

Om du også ønsker å sette dette kan du kopiere denne strengen inn i "Restrict starting times" i din ressurs:

Hvordan legge inn krav om godkjennelse av vilkår for bruk

Om du ønsker at den som leier bane må bekrefte å ha lest regler for baneleie kan du legge inn en sjekkboks med link til reglene. Dette gjør du enkelt ved å legge inn et ekstra "Agreement" felt i "Reservation form Layout". Velg "Enter new item". Velg "Agreement"

Legg inn det du ønsker av tekst. Du kan også legge inn en URL (anbefalt) til en side som viser reglene. Linken vil vises i teksten. Om du ønsker å flytte på boksen kan du velge "reorder" og dra og slippe feltet dit du vil ha det. Til slutt kan du velge "Export reservation form" for å kopiere skjemaet til andre baner slik at du slipper å gjenta dette for alle baner (gjelder kun om du har valgt "Custom" reservation form).

For å endre på teksten som vises må du velge "Customized translation". Søk etter "S_IAGREE2" og endre teksten som skal vises til den som leier bane. Se også FAQ Q142 hos Planyo for mer informasjon.