NB: Alle ord og uttrykk som er forklart på denne siden er på engelsk. Grunnen til dette er for å gjøre det enklere å referere til hjelpedokumentasjonen til Planyo. Du kan bruke Planyo på norsk siden "back-end" har blitt oversatt, men det er enklere om du venner deg til å bruke engelsk.
Det er to hovedmåter å bruke Planyo på:
Ved å følge denne veiledningen vil du opprette ressurser (baner), importere dine medlemmer og sette egne priser for dine medlemmer. Alle andre som ikke er registert som medlemmer vil få standardpriser.
Start med å opprette "resource" for dine baner. De fleste bruker dette til å legge inn baner, men du kan også legge det inn for å leie ut ballmaskin, trener, klubbhus osv. En Resource styrer ikke pris på leie, du kan derfor ikke lage en ressurs som er for medlemmer og en som er ikke-medlemmer. De skal jo begge kunne leie samme ressurs og det vil ikke fungerer særlig bra.
Før du kan registrere dine medlemmer må du lage nye felter i brukertabellen.
Du kan også legge inn medlemstype. I eksempelet under har det blitt lagt inn som en "Drop-down" som gjør at når du redigerer en bruker kan du velge dette fra ferdige felter. På den måten er du sikker på at det ikke legges inn "ugyldige" verdier. Alle Custom user properties kan brukes for å sette egne priser. Du kan f.eks ha en Custom user properties som heter "Grønt kort" som gir egne priser for de som kjøper dette.
Alle NYE eller OPPDATERTE brukere vil automatisk få den nye verdien. Etter å ha lagt inn dette feltet vil det vises på den brukeren som du la inn dette feltet på. Det vil IKKE vises på andre brukere før du enten har importert brukere på nytt og lagt inn dette feltet med en verdi eller oppdatert en eksisterende bruker. Tips: Etter å ha lagt inn nye felter på brukere kan du oppdatere en eksisterende bruker for deretter å eksportere alle brukerne dine. I fila som inneholder eksport av brukerne vil du nå finne det nye feltet som du har lagt inn og verdien som må legges inn for at dette skal vises for dine medlemmer. Legg inn den nye verdien i kolonnen som inneholder "Medlem" (dette gjør du enklest i Excel). Importer på nytt og du vil se at alle medlemmer blir oppdatert med nye verdier. NB: husk å endre skilletegn i fila fra ; til , før du importerer. Eksempel på fil hvor "Medlem" og "Medlemstype" har blitt lagt inn. "on" er det samme som "Yes" i Checkbox og "Familie" er for Medlemstype.
Eksempel på en bruker U3663999 hvor det har blitt lagt inn "Medlem" som en Checkbox (Yes/No) og "Medlemstype" som Text. Ved å gjøre dette kan du bruke "Medlem" i Price Manager for å sette egne priser for dine medlemmer.
Må jeg importere mine medlemmer for å ta i bruk Planyo?
Nei, men om du allerede har medlemmer som du ønsker at skal få egne priser må de importeres slik at Planyo "vet hvem de er" og så må du også opprette et nytt felt i Planyo "Customer list" som heter "medlem" slik at medlemmene får riktig pris. Prisen for baneleie regnes ut basert på hva du har lagt inn av regler. Se "Hvordan kan jeg sette egne priser for medlemmer?" En annen måte å bruke Planyo på er å IKKE importere medlemmer, men i stedet selge Coupons for å selge "abonnement" på baneleie. Fordelen med dette er at du ikke må justere prisen på medlemskap etter sommeren. Du står også mye friere til å justere priser og typer. Du kan f.eks ha et månedsabonnement. Fordelen med å bruke Coupons i Planyo er at det kan gjøres 100% automatisert. Når abonnementet går ut på dato kan det fornyes automatisk. Om medlemmet velger å si opp abonnementet vil det fortsette til neste utløpsdato og ikke bli fornyet.
Pricing Manager brukes for å sette pris på hvor mye det koster å leie baner. Den kan også brukes til å sette regler som f.eks at det ikke er lov å leie baner mer enn 2 timer pr. dag. Dette er satt på alle utebaner for å forhindre at noen leier veldig mange baner som de kanskje ikke vil bruke. Du finner Pricing Manager i menyen under "Site Settings" . Se eksempel på hvordan HIL Tennis har lagt inn våre priser.
Kuponger eller "Coupons" i Planyo brukes til å enten sette pris til medlemmer eller andre som har kjøpt de eller å selge timer (klippekort). Her er en enkel forklaring på forskjellen på de forskjellige variantene og hva de kan brukes til:
HIL Tennis bruker "based on number of hours" som klippekort og "discount valid for X days" som er satt til 0% for abonnement baneleie (medlemmer for andre tennisklubber)
Du kan bestemme om kuponger skal være gyldig mot e-postadressen eller med en kode. Om du velger at den kun skal være gyldig med en e-postadresse vil du kun få valg om å betale med kupongen så lenge det er en gyldig kupong som ikke har gått ut på dato.
Det er to måter å selge kuponger på
Se også "how to use coupons / gift certificates with planyo?" og "Pricing manager" for mer informasjon om hvordan du kan sette priser basert på type kuponger
Før du kan sett egne priser for medlemmer må du ha laget en "Custom user property" for dine medlemmer. Når du har gjort dette kan du sette priser i "Pricing Manager". Alt som har med utregning av pris gjøres der. Pricing Manager funger på den måten at den starter på "Default price" og sjekker om den treffer på regler som du har definert. I dette eksempelet vil alle de som ikke er medlemmer betale kr 250 pr time, medlemmer betale kr 200 og juniorer betale kr 100 for 1 time på Bane 1 og 2. Merk at dette eksempelet er veldig enkelt. Som regel ønsker du å lage mer avanserte regler hvor du setter egne priser basert på dager og tidspunkt. Se eksempel på Pricing Manager for HIL Tennis for forklaring på hvordan dette kan gjøres.
Du har nå laget en regel som gjør at du kan sette egne priser for medlemmer. Om du ønsker å sette egne priser for juniorer må det legges inn som en egen regel. Repeter fremgangsmåten over.
Dette setter du enkelt opp i Planyo og gjøres for hver enkelt ressurs (bane). Velg Court settings - Time-related settings. I "Rental duration" velger du hvordan du ønsker at brukeren skal kunne velge tid.
Du bør også sette "starting times" for å forhindre at oppstart gjøres på andre tidspunkt enn hele og halve timer. Dette gjøres i "allowed start quarters" og "restrict starting times" ved å sette starttidspunkt inn med et komma mellom tidspunktene. I dette eksempelet vil det kun være mulig å starte baneleie på hele og halve timer fra kl 0600 til kl 22:00.
Om du også ønsker å sette dette kan du kopiere denne strengen inn i "Restrict starting times" i din ressurs:
06:00,06:30,07:00,07:30,08:00,08:30,09:00,09:30,10:00,10:30,11:00,11:30,12:00,12:30,13:00,13:30,14:00,14:30,15:00,15:30,16:00,16:30,17:00,17:30,18:00,18:30,19:00,19:30,20:00,20:30,21:00,21:30,22:00
Om du ønsker at den som leier bane må bekrefte å ha lest regler for baneleie kan du legge inn en sjekkboks med link til reglene. Dette gjør du enkelt ved å legge inn et ekstra "Agreement" felt i "Reservation form Layout". Velg "Enter new item". Velg "Agreement"
Legg inn det du ønsker av tekst. Du kan også legge inn en URL (anbefalt) til en side som viser reglene. Linken vil vises i teksten. Om du ønsker å flytte på boksen kan du velge "reorder" og dra og slippe feltet dit du vil ha det. Til slutt kan du velge "Export reservation form" for å kopiere skjemaet til andre baner slik at du slipper å gjenta dette for alle baner (gjelder kun om du har valgt "Custom" reservation form).
For å endre på teksten som vises må du velge "Customized translation". Søk etter "S_IAGREE2" og endre teksten som skal vises til den som leier bane. Se også FAQ Q142 hos Planyo for mer informasjon.