Leverandør: Toggl

Kostnad: Gratis opp til 5 brukere

Teknologi: Web og app

Ansvar: Se hvem i HIL Tennis som har ansvar for timelister

Beskrivelse: HIL tennis bruker Toggl for å registrere elektroniske timelister for ansatte. Toggl er en skybasert tjeneste og registrering av timer kan gjøres via web eller via en app på mobiltelefon.

Før du kan ta i bruk Toggl

Om du ikke allerede har fått en invitasjon, kan du sende en e-post til post@hamar-tennis hvor du ber om å bli lagt til som en bruker i Toogl. Du vil få en e-post hvor du får beskjed om at du har blitt invitert til HIL Tennis "workspace at Toggl.com". I e-posten er det en link som når du klikker på den kommer til en side hvor du blir bedt om å velge ditt eget passord. Velg deretter "Join HIL's Team". Om du allerede har opprettet en bruker i Toggl før du fikk invitasjonen må du slette din eksisterende bruker.

Sjekk profilen din

1. Gå inn på https://toggl.com/app/profile
2. Skriv inn ditt navn etterfulgt av ditt bankkontonummer - "Ditt Navn - 1234 56 78901"
   1. Velg riktig tidssone. For at timene skal vises riktig bør du sjekke at det er valgt riktig tidssone på din profil i toggl. Sjekk at det står "Europe/Berlin (UTC +2)" i Time Zone.
   2. Velg riktig datoformat: DD.MM.YYYY og 24-hour Time format.
   3. First day of week skal være Monday.

Husk å klikk "Done" når du er ferdig med å redigere.

Last ned app'en til din mobiltelefon

Registrering av timer og oppretting av ny bruker gjøres enklest via app'en til Toogl. Før du begynner å registrere timer bør du derfor laste ned og installere Toggl Time Tracker fra Google Play (Android) eller fra iTunes (iPhone).

Registrere flere timer av gangen eller historiske data

Ved registrering av flere timer av gangen eller timer som du har "samlet opp" anbefales det at du registrerer de i en nettleser ved å logge deg inn på https://toggl.com/app/timer. Les mer om hvordan du registrerer timer via web.

Frister

• Frist for innlegging av timer er hver ukeslutt. Dvs at du må ha ført timer for inneværende uke senest søndag kveld kl 2359.
• Frist for føring av timer for forrige måned er den 10 i påfølgende måned. Timer som ikke har blitt ført innen da vil ikke bli utbetalt.

Utbetaling av lønn

Utbetaling av lønn er den 15. hver måned. Dvs det som ikke har blitt rapportert inn av timer for foregående måned vil ikke bli med på utbetaling.

Slette bruker i Toggl

Om du har opprettet en bruker i Toggl før du fikk invitasjonslinken betyr det at du ikke er knyttet til HIL team'et og vil heller ikke se de forskjellige prosjektene som du kan føre timer på. Du må dermed slette din bruker i Toggl og be om å få tilsendt invitasjonen om du ikke allerede har fått den.

1. Logg inn i Toggl
2. Gå til din profil https://www.toggl.com/app/profile
3. Velg "hjulet" og "Close account"
4. Følg instruksjonene og slett brukeren din.

Eksportere timeliste fra Toggl

1. Logg deg inn i Toggl med brukernavn post@hamar-tennis.no (bruk SSO)
2. Velg "Reports" i menyen
3. Velg "Team" og den du ønsker å eksportere timeliste for
4. Velg "Detailed" reports
5. Velg perioden som du ønsker å eksportere timeliste for. Normal vil dette være "Last Month"
6. Velg Download PDF (helt øverst til høyre finner du en pil som indikerer at du kan laste ned rapporten)

TIMETRACKING

Keep track of hours worked in Toggl

Download and use the app to register worked hours. Your salary will be paid based on your reporting, so we recommend you do this every day.