Planyo

Planyo for Tennisklubber i Norge

På denne siden vil du finne informasjon om hvordan du kan bruke Planyo som ditt system for baneleie. HIL Tennis var en av de første? tennisklubbene som tok i bruk Planyo i Norge etter at vi fikk beskjed om at Senserio skulle legges ned i begynnelsen av 2019. Vi har brukt Planyo siden januar 2018 og bruker deres avanserte integrasjon som betyr at alt av baneleie og kjøp av abonnement (medlemskap) og klippekort foregår fra hjemmesiden.

NB: Alle ord og uttrykk som er forklart på denne siden er på engelsk. Grunnen til dette er for å gjøre det enklere å referere til hjelpedokumentasjonen til Planyo. Du kan bruke Planyo på norsk siden "back-end" har blitt oversatt, men det er enklere om du venner deg til å bruke engelsk.

Se Presentasjon av HIL Tennis og Planyo Baneleie for mer informasjon om hvorfor din klubb bør ta i bruk Planyo.

Liste over norske tennisklubber som bruker Planyo

Hvordan kan min klubb bruke Planyo?

Det er to hovedmåter å bruke Planyo på:

  1. IMPORTERE dine medlemmer som brukere og registrere de med custom user property "Medlem". Fordeler: enkelt å komme i gang. "Ligner" mest på hvordan andre systemer fungerer hvor du har en liste med dine medlemmer og hvor du setter dette i systemet. Ulemper: må manuelt vedlikeholde Planyo med medlemsstatus. Siden flest klubber nok vil velge denne metoden finner du veiledning for hvordan du gjør dette under "Enkel veiledning komme i gang med Planyo"
  2. IKKE importere dine medlemmer, de kjøper "kuponger" (abonnement/medlemskap) som har en gyldighet på x antall dager. Fordeler: du trenger ikke å importere dine medlemmer, de kjøper kuponger som gir de "medlemspris" eller gratis baneleie. Kan med litt jobb gjøres til et helautomatisert system hvor abonnement på baneleie fornyes automatisk når det går ut på dato. Ulemper: krever mye mer jobb å sette opp siden det i det fleste tilfeller krever at du tar i bruk andre systemer for å få dette til å bli en god løsning

Enkel veiledning komme i gang med Planyo

Ved å følge denne veiledningen vil du opprette ressurser (baner), importere dine medlemmer og sette egne priser for dine medlemmer. Alle andre som ikke er registert som medlemmer vil få standardpriser.

Opprett en "Resource" for en bane

Start med å opprette "resource" for dine baner. De fleste bruker dette til å legge inn baner, men du kan også legge det inn for å leie ut ballmaskin, trener, klubbhus osv. En Resource styrer ikke pris på leie, du kan derfor ikke lage en ressurs som er for medlemmer og en som er ikke-medlemmer. De skal jo begge kunne leie samme ressurs og det vil ikke fungerer særlig bra.

Vise banekalender på enten web eller Info TV

Hensikten med å gjøre dette er å

Aktiver Ical feed i Planyo

Opprett en kalendervisning på http://www.planyo.net/ for hvert anlegg

Legg til kalenderfeed for ressursene (banene) som du ønsker å vise. Her er eksempel på hvordan vi viser våre 3 innebaner



Hvordan kan jeg registrere mine medlemmer i Planyo?

Før du kan registrere dine medlemmer må du lage nye felter i brukertabellen.

  1. Rediger en eksisterende bruker (hvilken som helst)
  2. Velg "custom user properties".
  3. Legg inn "Medlem" i Name
  4. Velg "Checkbox (Yes/No" i Type. Default value lar du være blankt. Om du setter til "Yes" vil alle som leier bane bli medlemmer!

Du kan også legge inn medlemstype. I eksempelet under har det blitt lagt inn som en "Drop-down" som gjør at når du redigerer en bruker kan du velge dette fra ferdige felter. På den måten er du sikker på at det ikke legges inn "ugyldige" verdier. Alle Custom user properties kan brukes for å sette egne priser. Du kan f.eks ha en Custom user properties som heter "Grønt kort" som gir egne priser for de som kjøper dette.

Alle NYE eller OPPDATERTE brukere vil automatisk få den nye verdien. Etter å ha lagt inn dette feltet vil det vises på den brukeren som du la inn dette feltet på. Det vil IKKE vises på andre brukere før du enten har importert brukere på nytt og lagt inn dette feltet med en verdi eller oppdatert en eksisterende bruker. Tips: Etter å ha lagt inn nye felter på brukere kan du oppdatere en eksisterende bruker for deretter å eksportere alle brukerne dine. I fila som inneholder eksport av brukerne vil du nå finne det nye feltet som du har lagt inn og verdien som må legges inn for at dette skal vises for dine medlemmer. Legg inn den nye verdien i kolonnen som inneholder "Medlem" (dette gjør du enklest i Excel). Importer på nytt og du vil se at alle medlemmer blir oppdatert med nye verdier. NB: husk å endre skilletegn i fila fra ; til , før du importerer. Eksempel på fil hvor "Medlem" og "Medlemstype" har blitt lagt inn. "on" er det samme som "Yes" i Checkbox og "Familie" er for Medlemstype.

Eksempel på en bruker U3663999 hvor det har blitt lagt inn "Medlem" som en Checkbox (Yes/No) og "Medlemstype" som Text. Ved å gjøre dette kan du bruke "Medlem" i Price Manager for å sette egne priser for dine medlemmer.

Må jeg importere mine medlemmer for å ta i bruk Planyo?

Nei, men om du allerede har medlemmer som du ønsker at skal få egne priser må de importeres slik at Planyo "vet hvem de er" og så må du også opprette et nytt felt i Planyo "Customer list" som heter "medlem" slik at medlemmene får riktig pris. Prisen for baneleie regnes ut basert på hva du har lagt inn av regler. Se "Hvordan kan jeg sette egne priser for medlemmer?" En annen måte å bruke Planyo på er å IKKE importere medlemmer, men i stedet selge Coupons for å selge "abonnement" på baneleie. Fordelen med dette er at du ikke må justere prisen på medlemskap etter sommeren. Du står også mye friere til å justere priser og typer. Du kan f.eks ha et månedsabonnement. Fordelen med å bruke Coupons i Planyo er at det kan gjøres 100% automatisert. Når abonnementet går ut på dato kan det fornyes automatisk. Om medlemmet velger å si opp abonnementet vil det fortsette til neste utløpsdato og ikke bli fornyet.

Hvordan legger jeg inn priser?

Pricing Manager brukes for å sette pris på hvor mye det koster å leie baner. Den kan også brukes til å sette regler som f.eks at det ikke er lov å leie baner mer enn 2 timer pr. dag. Dette er satt på alle utebaner for å forhindre at noen leier veldig mange baner som de kanskje ikke vil bruke. Du finner Pricing Manager i menyen under "Site Settings" . Se eksempel på hvordan HIL Tennis har lagt inn våre priser.

Hvordan kan jeg sette egne priser for medlemmer eller andre typer "Custom user properties"?

Før du kan sett egne priser for medlemmer må du ha laget en "Custom user property" for dine medlemmer. Når du har gjort dette kan du sette priser i "Pricing Manager". Alt som har med utregning av pris gjøres der. Pricing Manager funger på den måten at den starter på "Default price" og sjekker om den treffer på regler som du har definert. I dette eksempelet vil alle de som ikke er medlemmer betale kr 250 pr time, medlemmer betale kr 200 og juniorer betale kr 100 for 1 time på Bane 1 og 2. Merk at dette eksempelet er veldig enkelt. Som regel ønsker du å lage mer avanserte regler hvor du setter egne priser basert på dager og tidspunkt. Se eksempel på Pricing Manager for HIL Tennis for forklaring på hvordan dette kan gjøres.

Lag regel for å sette pris for alle medlemmer og juniorer

  1. Velg ny regel
  2. Type "Custom property (User)
  3. Custom property: medlem
  4. Value: Yes

Du har nå laget en regel som gjør at du kan sette egne priser for medlemmer. Om du ønsker å sette egne priser for juniorer må det legges inn som en egen regel. Repeter fremgangsmåten over.

Hvordan tillate brukere å bestille 90-minutters sesjoner?

Dette setter du enkelt opp i Planyo og gjøres for hver enkelt ressurs (bane). Velg Court settings - Time-related settings. I "Rental duration" velger du hvordan du ønsker at brukeren skal kunne velge tid.

  • Always same duration - gjør at det alltid er samme lengde og man kan ikke velge forskjellige tider.
  • Duration time freely chosen by the client - gjør at man kan selv velge varighet
  • Client can choose from predefined values - gjør at du kan bestemme hvilke varighet på leie som er tilgjengelig. Dette er den metoden som er mest brukt for utleie av tennisbaner.

Du bør også sette "starting times" for å forhindre at oppstart gjøres på andre tidspunkt enn hele og halve timer. Dette gjøres i "allowed start quarters" og "restrict starting times" ved å sette starttidspunkt inn med et komma mellom tidspunktene. I dette eksempelet vil det kun være mulig å starte baneleie på hele og halve timer fra kl 0600 til kl 22:00.

Om du også ønsker å sette dette kan du kopiere denne strengen inn i "Restrict starting times" i din ressurs:

06:00,06:30,07:00,07:30,08:00,08:30,09:00,09:30,10:00,10:30,11:00,11:30,12:00,12:30,13:00,13:30,14:00,14:30,15:00,15:30,16:00,16:30,17:00,17:30,18:00,18:30,19:00,19:30,20:00,20:30,21:00,21:30,22:00

Hvordan sette opp toveissynkronisering med banekalender i Google

Toveissynkronisering mellom Planyo og Google Kalender gjør det f.eks mulig å: styre lys, styre kodelåser, allokere timer i banekalender via andre tredjepartssystemer som f.eks Spond osv. I tillegg kan du gi andre tilgang til å styre en eller flere banekalendere ved å gi de tilgang til akkurat kalenderne som de skal ha rettigheter til.

Før du starter må du ha en eller flere kalendere å synkronisere til. Dette oppretter du enkelt ved å lage en Google Kalender. Husk å sette rettigheter til "Gjør kalenderen offentlig tilgjengelig" og "Se alle aktivitetsopplysninger". Du oppretter så mange banekalendere som du ønsker skal synkroniseres med ressurser (baner) i Planyo. Når du har gjort dette kan du aktivere Google Calender Extention i Planyo. Når du setter opp toveissynkronsering mellom Planyo og Google Calender vil baneleie som blir lagt inn i Planyo automatisk opprettes i banekalenderen i Google Calender, dette skjer umiddelbart. Om du oppretter avtaler i Google Calender vil det synkroniseres 1 gang i timen.

Etter at du har valgt å aktivere Google Calender må du sette opp synkroniseringen. Velg "Go to the setup script". Etter å ha godkjent kobling mot din Google konto vil du kunne velge de ulike Google kalenderne og matche de mot ressurser/baner i Planyo. Det er en god ide å kalle Google Kalenderne det samme som ressursene i Planyo.

Eksempel: her har "Ute 1" i Planyo blitt satt opp til å synkroniseres mot "Ute 1" Google kalender", deretter har det blitt satt at "Export confirmed reservations" som gjør at kun baneleie som har blitt godkjent/betalt blir synkronisert. I Import identifier for Ute 1 har det blitt lagt inn en * som gjør at om det eksisterer aktiviteter i Google kalenderen som ikke eksisterer i ressursen vil de bli lagt inn som "Holidays" og dermed sperre for baneleie.

I Title template for exported reservations kan du tilpasse hva som skal vises i "Tittel" i Google Kalender. I Description template kan du bestemme hva som skal vises i "Description". I eksempelet under har det blitt lagt inn flere valg. Blant annet så vil det legges inn "kodeord" om noen har leid ballmaskin eller bestilt utlån av garderobe eller racket. Dette blir brukt for å sette kode på kodelås og sende SMS til den som har leid bane.

Etter at du har satt opp synkronisering vil dette gå av seg selv. Eksempel på hvordan det ser ut i Google Kalender. Alle som har en R og et nummer bak seg er reservasjoner som kommer fra Planyo. "UTLBALLM" og "UTLRACK" blir lagt inn om det har blitt reservert ballmaskin eller racket. Water level updated: 94% kommer fra det automatisk vanningsanlegget som også rapporterer når det vannes og hvor lenge. "Privattime" ,"Kurs" og "Trening" kommer fra Spond og opprettes automatisk når det opprettes aktiviteter i Spond. Om en aktivitet blir avlyst i Spond blir kalenderoppføringen automatisk slettet. På den måten frigis tidspunktet til andre som ønsker å bestille baneleie. Om du ikke ønsker å bruke Spond for å blokkere treningstider kan du fint opprette dette direkte i Google Kalender, bruk da gjerne "egendifinerte gjentakelser" for å sette opp avanserte valg for repetering av aktiviteter.

Bonus: Hvordan synkronisere Spond mot Google Kalender og la aktiviteter fra Spond blokkere timer i Planyo?

Dette har ikke noe med Planyo å gjøre, men viser at ved å sette opp synkronisering mellom Planyo og Google Kalender kan gjøre det mulig å la andre systemer blokkere for baneleie ved at du lar de opprette aktiviteter i Google Kalender. Spond appen har mulighet til å synkronisere alle aktiviteter mot elektroniske kalendere. Du velger dette i "Meg" (din profil) i appen og "Innstillinger for kalender". Du kan sette opp en "Standardkalender" som gjør at når du oppretter en ny gruppe i Spond vil alle aktiviteter som opprettes i den gruppen automatisk synkroniseres mot kalenderen. Om du har en bane som brukes mest til kurs og trening bør du velge den her. Videre kan du velge forskjellige kalendere for forskjellige grupper. Det kan derfor være smart å ha forskjellige grupper om du har trening på forskjellige baner. I eksempelet under har det blitt valgt forskjellige baner for forskjellige grupper. Du kan når som helst endre på dette ved f.eks endring av baner

Eksempel på hvordan en privattime som har blitt opprettet i Spond og som det har blitt betalt for opprettes i banekalenderen i Google

Denne aktiviteten i Spond blir automatisk synkronisert til banekalenderen i Google Kalender

To-veissynkroniseringen mellom Planyo og Google Kalender sørger for at den samme timen blir blokkert i Planyo

Hvorfor legger HIL Tennis ut så mye informasjon om Planyo?

Vi mener at Planyo er et godt alternativ til andre baneleiesystemer som "flår" klubbene både i leie og transaksjonskostnader. HIL Tennis har ikke noen avtale med Planyo om å få "cut" eller annen betaling om din klubb tar i bruk Planyo.

Hvor kan jeg få hjelp med Planyo?

Ta kontakt med W3Spor eller HIL Tennis på post@hamar-tennis.no . Du kan også bli med i Planyo Brukergruppe Norge på Facebook.